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用专业态度打通采购计划“五关”

时间:2017-11-25 15:36来源:未知 作者:admin 点击:
作为需求管理中的关键环节,采购计划备受美国联邦政府重视。若用专业来描述其采购计划的态度,再恰当不过。一份完整采购计划的出炉,通常需要举众人之力,融合严谨的市场调查

  作为需求管理中的关键环节,采购计划备受美国联邦政府重视。若用“专业”来描述其采购计划的态度,再恰当不过。一份完整采购计划的出炉,通常需要举众人之力,融合严谨的市场调查与事件分工,并历经起草、磋商、协议、内部签署及外部认可五大步骤。

  聚集团队智慧制定采购计划,这看起来有些“小题大做”,却为美联邦政府采购赢得了严谨、专业的好口碑。如何开启计划制定环节?当然,采购机构也可以指定某一负责人起草全部计划,只是在必要时才从其他团队成员那里寻求支持。但是,不得不说,如果用“术业有专攻”理念开启计划,会是更明智之举。

  在美国,采购计划通常由采购机构指定的采购计划员负责编制,合同官负责统筹并做出一些重要决定。在计划起草之初,采购机构通常会在选定计划模板和涵盖内容之后,召集所有采购参与者共同探讨如何解决可能出现的问题,并根据团队成员熟知领域将任务一一分配。例如,合同官负责计划中的合同起草部分,而专利领域则可以交由专利代理人制定。在如此任务分配之下,项目管理者只用担负起整合团队成员意见及战略统筹内容的责任。值得注意的是,整合项目团队(IPT)需要提前收集计划中涉及的所有行动,修缮复杂的战略问题,向工作人员咨询或与领域专家商讨可行的替代方案。

  若团队成员的专业能力能在计划中一一展现,无疑会大大增加计划的分量。因此,采购机构尽可能不忽视每个团队成员的意见,并尽可能在进入下个阶段前收集齐他们的评议,而合同主管等项目官员则需要对计划进行内部审核。完成起草阶段的时间通常取决于项目的价值与复杂程度,若主要战略问题能在团队商议阶段得以解决,计划起草及内部审核的时间会非常短。

  市场调查通常是采购计划中最为“货真价实”的部分,因此调查结果通常会在初始阶段最被重视。在计划起草之初,一些关键问题都被要求提前在市场上获得答案,诸如市场能提供什么、小企业供应源是否有能力满足采购机构需求、需求是否被夸大以及采购的惯常商业行为是什么等等。在美国,小企业专家通常会受邀参与市场调查,这些专家通常会对那些强调使用小企业供应源的项目给予非常好的建议。

  用里程碑事件图直观描述采购任务也是美国计划编制中的一大特色。在合同官支持下的计划员,需要尽早确定里程碑事件是否能将任务安排详尽,若不能明确里程碑事件而想获得一份明智的计划,这在美国几乎行不通。

  当计划员明确安排了程序中的每一个里程碑事件后,各项任务的交付期也随之要被确定。“合作”是所有里程碑事件参与者的共同主题,采购机构通常会根据采购项目的规模、敏感度与重要程度选定项目参与者,其中包括项目办公室、合同官、高级项目官员、采购与辅助管理办公室、总法律顾问办公室、首席财务官办公室与小型及弱势地位商业组织办公室等,而计划员的职责在于要确保所有参与者有能力完成所担负的责任。

  计划员与合同官在未征得每个参与部门同意的情况下,并不适宜建立一个过于细致的里程碑事件图。在对里程碑事件审议过程中,计划员需要确定审议者并从他们那里获得在规定期限内完成初始审议的承诺。之后,计划员还要消化每个审议者的评价。审议时间也通常取决于采购的规模、复杂性与敏感度。对于那些特别复杂或是极度敏感的问题,合同官会与审议者交换意见。由于每个项目都有独特的视角,计划员起码要确保各个部门都能参与在里程碑事件中。

  在完成最为重要的起草阶段后,采购计划便可进入磋商阶段。《联邦采购条例》(FAR)7.104(c)明确由指定办公室调整或签署采购计划。计划审议者要在可行范围内提供合适的建议,或在发现计划草案原始措辞表达模糊时,提供更为准确的可替代表述。若计划者对计划有任何疑问,可以与项目管理者交流,但要确保其所提供的是有建设性的意见。

  在之后进入的决议阶段,其目标在于处理所有有实质内容的评议。计划员通常有三种方式完成这一工作,一是项目办公室与建议保持一致并按照建议内容做出了改变;二是审议者认同项目办公室观点并撤回评论;三是参与部门同意各自保留不同意见,并将问题提升至合适的层面上决议。决议阶段的时间通常取决于评议内容与项目办公室在完成决议并做出改变的进度。

  当计划编制进入第四阶段,项目管理者需要充分处理所有评议内容,并按当地法规,将所有签署者的名字附注在封面页。

  采购计划在通过采购机构内部签署后,进入最后的外部审核阶段。按照法律规定,采购计划一般由管理及预算委员会(The Office of Management and Budget)负责审核、监督执行。采购机构联络人有责任追踪采购计划在审议与通过全过程中的状态,一旦采购计划得以通过,计划将返回到项目管理者或合同官手中,他们负责将计划归入办公合同档案。(朱颖编译)

  召集所有采购参与者商讨计划中的关键问题,并根据团队成员所擅长领域分配计划编制内容,利用市场调查确定供应商是否能满足机构需求,确定里程碑事件督促参与者及时完成目标与责任。

  项目管理者处理评议内容,并按当地法规将所有本地签署者的名字附注在封面页。

  机构联络人负责跟踪采购计划在审议与通过全过程中的状态,在计划通过后,由项目管理者或合同官手中将计划归整在办公合同档案中。

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